Nebenkostenabrechnung prüfen

Was ist eine Nebenkostenabrechnung?

Die Nebenkostenabrechnung ist die jährliche Aufstellung, mit der Ihr Vermieter die Vorauszahlungen für Betriebskosten mit den tatsächlich angefallenen Kosten verrechnet. Am Ende steht entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Im Gesetz heißt sie Betriebskostenabrechnung. Betriebskosten sind nach § 556 Abs. 1 BGB die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen, also etwa Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr, Heizung oder Hausreinigung. Umgangssprachlich sprechen die meisten von Nebenkosten; gemeint ist dasselbe. Ausgeschlossen sind Kosten der Verwaltung und der Instandhaltung (§ 1 Abs. 2 BetrKV).

Eine Abrechnung schuldet der Vermieter nur, wenn im Mietvertrag Vorauszahlungen vereinbart sind. Bei einer Betriebskostenpauschale gibt es keine Abrechnung; Erhöhungen kann der Vermieter dann nur nach § 560 Abs. 1 BGB umlegen, wenn der Mietvertrag das vorsieht. Bei einer Bruttomiete ohne gesonderte Betriebskosten gibt es ebenfalls keine Abrechnung.

Nebenkosten beim Hauskauf sind etwas anderes

Wer nach Nebenkosten sucht, stößt auch auf die Kaufnebenkosten einer Immobilie wie Grunderwerbsteuer und Notar. Diese Seite behandelt ausschließlich die Betriebskosten im Mietverhältnis.

Rechtsgrundlagen: BGB, BetrKV, HeizkostenV und CO2KostAufG

Vier Regelwerke bestimmen, was in einer Nebenkostenabrechnung stehen darf und wie die Kosten verteilt werden. Für Wohnraum gilt dabei: Vereinbarungen zum Nachteil des Mieters, die von den Kernregeln des § 556 BGB abweichen, sind unwirksam (§ 556 Abs. 5 BGB).

Seit dem 29. Juli 2026 gilt das Gebäudemodernisierungsgesetz (GModG), das das Gebäudeenergiegesetz ablöst. Es hat auch das CO2KostAufG ergänzt: Bei neu eingebauten Gas und Ölheizungen im Sinne des § 43 GModG tragen Vermieter und Mieter in Wohnraummietverhältnissen ab dem 1. Januar 2028 unter anderem die CO2 Kosten und die Gasnetzentgelte jeweils zur Hälfte (§ 5a Abs. 3 CO2KostAufG). Für laufende Abrechnungen ändert sich dadurch noch nichts.

Wie muss eine Nebenkostenabrechnung aussehen?

Das Gesetz schreibt kein Formular vor. Die Abrechnung muss aber eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben sein (§ 259 BGB), die ein durchschnittlicher Mieter gedanklich nachvollziehen kann. Der Bundesgerichtshof verlangt dafür vier Mindestangaben (BGH, Urteil vom 20.01.2016, VIII ZR 93/15):

1. 01
   Gesamtkosten je Kostenart

   Für jede Position der Gesamtbetrag, den der Vermieter auf die Mieter der Abrechnungseinheit verteilt. Wurden nicht umlagefähige Anteile schon herausgerechnet, genügt der bereinigte Betrag.

2. 02
   Umlageschlüssel

   Angabe und, soweit nötig, Erläuterung des Verteilerschlüssels, zum Beispiel Wohnfläche, Personen, Verbrauch oder Miteigentumsanteile.

3. 03
   Berechnung Ihres Anteils

   Ihr Anteil je Kostenart, nachvollziehbar aus Gesamtkosten und Schlüssel, etwa 68 m² von 540 m² Gesamtwohnfläche.

4. 04
   Abzug Ihrer Vorauszahlungen

   Die im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen und daraus die Nachzahlung oder das Guthaben.

Dazu kommen der Abrechnungszeitraum und die Angabe, welche Wohnung und welcher Mieter gemeint sind. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Abrechnung formell unwirksam. Das hat eine wichtige Folge: Nur eine formell wirksame Abrechnung wahrt die Abrechnungsfrist. Inhaltliche Fehler, etwa eine falsche Fläche oder eine nicht umlagefähige Position, machen die Abrechnung dagegen nicht unwirksam; sie werden korrigiert, und die Frist bleibt gewahrt.

Fristen: bis wann die Abrechnung kommen muss

§ 556 Abs. 3 BGB enthält zwei Fristen von je zwölf Monaten, eine für den Vermieter und eine für Sie als Mieter.

Bei einem Abrechnungszeitraum vom 1. Januar bis 31. Dezember 2025 muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 bei Ihnen eingehen. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Datum auf dem Schreiben.

Kommt die Abrechnung zu spät, verliert der Vermieter nur die Nachforderung. Ein Guthaben müssen Sie trotzdem erhalten, denn der Ausschluss betrifft nach dem Wortlaut nur die Geltendmachung einer Nachforderung. Teilabrechnungen schuldet der Vermieter nicht (§ 556 Abs. 3 Satz 4 BGB).Details zu Verjährung, Auszug und Sonderfällen finden Sie unter Fristen der Nebenkostenabrechnung.

Fristrechner nach § 556 Abs. 3 BGB

Der Rechner ermittelt, bis wann die Abrechnung bei Ihnen eingehen musste und bis wann Sie Einwendungen erheben können. Er rechnet nach § 188 Abs. 2 und 3 BGB: Die Frist endet am Tag des zwölften Folgemonats mit derselben Zahl wie der Ausgangstag; fehlt dieser Tag, etwa der 29. Februar, am letzten Tag des Monats.

Rechenbeispiele

Im zweiten Beispiel kann der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen, sofern er die Verspätung zu vertreten hat. Prüfen sollten Sie die Abrechnung trotzdem, etwa wenn sich ein Guthaben ergibt.

Welche Nebenkosten umlagefähig sind

Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. In der Regel verweist der Vertrag auf den Katalog des § 2 BetrKV. Dieser zählt 17 Positionen auf:

Quelle: § 2 Betriebskostenverordnung, gesetze-im-internet.de, abgerufen am 27.10.2026.

Nicht umlagefähig

Verwaltungskosten (Hausverwaltung, Kontoführung, Porto) und Instandhaltungs oder Instandsetzungskosten (Reparaturen) gehören nicht zu den Betriebskosten (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Bei Kabelgebühren gilt seit dem 1. Juli 2024: Das Nutzungsentgelt für eine nicht zum Gebäude gehörende Antennenanlage und die Gebühren für die Kabelweitersendung nennt § 2 Nr. 15 BetrKV nur noch bis zum 30. Juni 2024. Den Betriebsstrom der Anlage darf der Vermieter weiter umlegen.Mehr dazu unter umlagefähige Nebenkosten und Betriebskostenabrechnung.

Umlageschlüssel: wie die Kosten verteilt werden

Der Umlageschlüssel legt fest, welchen Teil der Gesamtkosten Ihre Wohnung trägt. Ohne Vereinbarung gilt nach § 556a Abs. 1 BGB die Wohnfläche. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, sind nach einem Maßstab umzulegen, der diesem Verbrauch Rechnung trägt.

Ein Wechsel des Schlüssels ist nur eingeschränkt möglich: Auf einen verbrauchsabhängigen Maßstab kann der Vermieter durch Erklärung in Textform umstellen, aber nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums (§ 556a Abs. 2 BGB).Beispiele und Muster finden Sie unter Umlageschlüssel.

Heizkostenabrechnung und CO2 Kosten prüfen

Heizung und Warmwasser sind meist der größte Posten. Für Gebäude mit zentraler Heizung schreibt die Heizkostenverordnung vor, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Fläche (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV). In älteren Gebäuden mit Öl oder Gasheizung und überwiegend gedämmten freiliegenden Leitungen sind es 70 Prozent nach Verbrauch.

Ihre Kürzungsrechte

• Wird entgegen der Verordnung nicht nach Verbrauch abgerechnet, dürfen Sie Ihren Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 Satz 1 HeizkostenV).
• Fehlt eine vorgeschriebene fernablesbare Erfassung oder fehlen die Abrechnungs und Verbrauchsinformationen nach § 6a, sind 3 Prozent Kürzung erlaubt (§ 12 Abs. 1 Satz 2 und 3 HeizkostenV).
• Weist der Vermieter den CO2 Kostenanteil, die Einstufung des Gebäudes und die Berechnungsgrundlagen nicht aus, dürfen Sie Ihren Heizkostenanteil um 3 Prozent kürzen (§ 7 Abs. 4 CO2KostAufG).

Stufenmodell für CO2 Kosten bei Wohngebäuden

Für Öl und Gas fällt ein CO2 Preis an. Wie viel davon Sie tragen, hängt vom Ausstoß des Gebäudes je Quadratmeter Wohnfläche ab (Anlage zum CO2KostAufG):

Heizen Sie mit einer eigenen Gasetagenheizung und rechnen direkt mit dem Versorger ab, müssen Sie den Erstattungsanspruch gegenüber dem Vermieter selbst innerhalb von zwölf Monaten nach der Abrechnung des Lieferanten in Textform geltend machen (§ 6 Abs. 2 CO2KostAufG).Mehr dazu unter Heizkostenabrechnung und CO2 Kostenaufteilung.

Nebenkostenabrechnung prüfen: Schritt für Schritt

Legen Sie Mietvertrag, die aktuelle und die vorige Abrechnung sowie Ihre Kontoauszüge mit den Vorauszahlungen nebeneinander. Gehen Sie dann diese Punkte der Reihe nach durch:

• Zugang und Frist: Wann kam die Abrechnung an? Liegt der Zugang innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums? Der Fristrechner oben zeigt es.
• Abrechnungszeitraum: Umfasst er höchstens zwölf Monate und passt er zu Ihrer Mietzeit, etwa bei Einzug oder Auszug im laufenden Jahr?
• Mindestangaben: Stehen Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Ihr Anteil und der Abzug der Vorauszahlungen in der Abrechnung?
• Vereinbarte Kostenarten: Ist jede Position im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart? Sonstige Betriebskosten müssen einzeln benannt sein.
• Keine Verwaltung, keine Reparaturen: Tauchen Verwaltungsgebühren, Kontoführung oder Reparaturen auf, etwa versteckt in den Hauswartkosten?
• Flächen und Schlüssel: Stimmen Ihre Wohnfläche und die Gesamtfläche? Ist der Umlageschlüssel derselbe wie im Vorjahr und wie vereinbart?
• Vorauszahlungen: Sind alle Zahlungen des Zeitraums berücksichtigt, die Sie tatsächlich geleistet haben, nicht nur die vereinbarten Beträge?
• Heizkosten: Verbrauchsanteil zwischen 50 und 70 Prozent, Ablesewerte plausibel, CO2 Kostenanteil mit Einstufung ausgewiesen?
• Vorjahresvergleich: Welche Positionen sind deutlich gestiegen? Für Sprünge sollte es einen Grund geben, etwa neue Gebühren oder einen neuen Dienstleister.
• Wirtschaftlichkeit: Der Vermieter muss den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Auffällig hohe Einzelposten sind ein Anlass für die Belegeinsicht.

Finden Sie Unstimmigkeiten, notieren Sie Position, Betrag und Ihre Frage. Diese Liste ist die Grundlage für die Belegeinsicht und für Einwendungen. Bei rechtlichen Fragen im Einzelfall, etwa ob eine Klausel im Mietvertrag wirksam ist, helfen Rechtsanwälte für Mietrecht oder, für Mitglieder, Mietervereine.

Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: Anfrage an Fachpartner

Möchten Sie Ihre Abrechnung von Fachleuten prüfen lassen? Über dieses Formular leiten wir Ihre Anfrage an einen unabhängigen Fachpartner weiter, zum Beispiel eine Kanzlei für Mietrecht. Die Vermittlung ist für Sie kostenlos. Ob und zu welchen Konditionen der Fachpartner tätig wird, vereinbaren Sie direkt mit ihm. Wir selbst prüfen keine Abrechnungen und beraten nicht rechtlich.

Belegeinsicht: Rechnungen und Verträge ansehen

Sie haben das Recht, die Belege einzusehen, die der Abrechnung zugrunde liegen (§ 556 Abs. 4 BGB). Dazu gehören Rechnungen, Gebührenbescheide, Verträge mit Dienstleistern, Ablesebelege und die Berechnung des Abrechnungsdienstes für die Heizkosten. Der Vermieter darf die Belege auch elektronisch bereitstellen.

So gehen Sie vor:

1. Fordern Sie die Einsicht schriftlich an und nennen Sie die Positionen, die Sie sehen möchten.
2. Vereinbaren Sie einen Termin oder bitten Sie um elektronische Bereitstellung.
3. Vergleichen Sie Rechnungsbeträge, Leistungszeiträume und Empfänger mit den Angaben in der Abrechnung.
4. Achten Sie auf Rechnungsanteile für Reparaturen oder Verwaltung, die herausgerechnet sein müssten.
5. Halten Sie Ihre Ergebnisse fest; sie fließen in Ihre Einwendungen ein.

Die Einwendungsfrist läuft ab Zugang der Abrechnung. Planen Sie die Belegeinsicht deshalb so, dass danach noch genug Zeit für Ihre Einwendungen bleibt.Mehr dazu unter Belegeinsicht.

Häufige Fehler in der Nebenkostenabrechnung

Die folgenden Punkte ergeben sich unmittelbar aus den gesetzlichen Regeln und gehören deshalb zu den ersten Prüfpunkten:

1. 01
   Verwaltungskosten umgelegt

   Kosten der Hausverwaltung, Bankgebühren oder Porto sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten.

2. 02
   Reparaturen in Wartung oder Hauswart versteckt

   Rechnungen für Wartung oder Hauswart enthalten oft Reparaturanteile. Diese sind Instandsetzung und nicht umlagefähig.

3. 03
   Falsche Flächen

   Eine abweichende Wohnfläche oder eine Gesamtfläche ohne leer stehende Wohnungen verschiebt Ihren Anteil.

4. 04
   Nicht vereinbarte Kostenarten

   Sonstige Betriebskosten nach § 2 Nr. 17 BetrKV dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag benannt sind.

5. 05
   Kabelgebühren nach dem 30. Juni 2024

   Nutzungsentgelte und Gebühren für die Kabelweitersendung führt § 2 Nr. 15 BetrKV nur bis zum 30. Juni 2024 als Betriebskosten.

6. 06
   Vorauszahlungen falsch angesetzt

   Angerechnet werden müssen die tatsächlich gezahlten Beträge des Abrechnungszeitraums.

7. 07
   Heizkosten ohne Verbrauchsanteil oder ohne CO2 Ausweis

   Hier bestehen die Kürzungsrechte von 15 oder 3 Prozent aus HeizkostenV und CO2KostAufG.

8. 08
   Abrechnungszeitraum länger als ein Jahr

   Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen. Ein Zeitraum über zwölf Monate ist nicht zulässig.

Selbst prüfen, Mieterverein oder Anwalt: die Wege im Vergleich

Die Durchsicht der eigenen Abrechnung dürfen Sie selbstverständlich selbst vornehmen. Eine rechtliche Prüfung für andere ist dagegen eine Rechtsdienstleistung im Sinne von § 2 Abs. 1 RDG, sobald sie eine rechtliche Prüfung des Einzelfalls erfordert. Sie ist Rechtsanwälten und den gesetzlich dazu befugten Stellen vorbehalten.

Unsere Anfrage ist ein zusätzlicher Weg zum Rechtsanwalt: Wir leiten Ihre Angaben an einen unabhängigen Fachpartner weiter. Die Prüfung selbst und die Beratung erbringt ausschließlich dieser Fachpartner.

Einwendungen und Widerspruch gegen die Abrechnung

Was umgangssprachlich Widerspruch heißt, nennt das Gesetz Einwendungen. Sie müssen dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitgeteilt werden (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.

Eine bestimmte Form schreibt § 556 BGB nicht vor. Damit Sie den Zugang später belegen können, empfiehlt sich ein Schreiben per Einschreiben oder eine Übergabe gegen Empfangsbestätigung. In das Schreiben gehören:

• Ihr Name, die Wohnung und das Abrechnungsjahr,
• jede beanstandete Position mit Betrag und kurzer Begründung,
• gegebenenfalls die Bitte um Belegeinsicht oder um eine korrigierte Abrechnung,
• eine Frist für die Antwort.

Je genauer Sie die beanstandeten Positionen benennen, desto leichter kann der Vermieter sie prüfen und die Abrechnung korrigieren.Ein Muster und Formulierungen finden Sie unter Widerspruch gegen die Nebenkostenabrechnung.

Nachzahlung, Guthaben und neue Vorauszahlungen

Ergibt die Abrechnung eine Nachzahlung, nennt § 556 BGB dafür keine feste Zahlungsfrist. Viele Vermieter setzen in der Abrechnung ein Zahlungsziel. Haben Sie berechtigte Einwendungen, klären Sie diese möglichst vor der Zahlung mit dem Vermieter, damit kein Zahlungsverzug entsteht.

Ein Guthaben steht Ihnen zu, auch wenn die Abrechnung verspätet kam. Nach einer Abrechnung kann jede Seite die Vorauszahlungen durch Erklärung in Textform auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Ansprüche aus der Abrechnung verjähren in der regelmäßigen Frist von drei Jahren (§ 195 BGB), beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (§ 199 Abs. 1 BGB).

Mehr zu Fälligkeit, Ratenzahlung und Rechenbeispielen unter Nachzahlung der Nebenkosten.

Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung

Auch als Mieter können Sie Teile der Nebenkosten steuerlich geltend machen. § 35a EStG ermäßigt die Einkommensteuer um 20 Prozent der Arbeitskosten für haushaltsnahe Dienstleistungen, höchstens 4.000 Euro im Jahr, und für Handwerkerleistungen, höchstens 1.200 Euro im Jahr. In der Nebenkostenabrechnung kommen dafür etwa Hausreinigung, Gartenpflege, Hauswart, Winterdienst oder Wartungsarbeiten infrage.

Voraussetzung ist, dass Ihr Anteil an den Arbeitskosten aus der Jahresabrechnung hervorgeht oder durch eine Bescheinigung des Vermieters nachgewiesen wird (BMF Schreiben vom 09.11.2016 zu § 35a EStG mit Muster als Anlage 2). Materialkosten zählen nicht.Weitere Hinweise unter Nebenkostenabrechnung in der Steuererklärung.

Für wen diese Seite gedacht ist

Mieterinnen und Mieter

Sie erhalten die Abrechnung und möchten wissen, ob sie rechtzeitig kam, vollständig ist und ob die Nachzahlung stimmt. Fristrechner, Checkliste und die Hinweise zur Belegeinsicht sind für Sie gedacht.

Vermieterinnen und Vermieter

Sie müssen die Abrechnung erstellen und die Frist einhalten. Die Mindestangaben und die Liste der häufigen Fehler zeigen, worauf es bei der formellen Wirksamkeit ankommt.Hinweise zur Erstellung und eine Vorlage finden Sie unter Nebenkostenabrechnung erstellen und Vorlage.

Wohnungseigentümer, die vermieten

Die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft ist keine Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Sie enthält auch nicht umlagefähige Positionen wie Verwaltervergütung und Erhaltungsrücklage. Aus ihr müssen Sie die Betriebskostenabrechnung für Ihren Mieter ableiten; als Schlüssel gilt ohne andere Vereinbarung der Maßstab der Gemeinschaft (§ 556a Abs. 3 BGB).

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Häufige Fragen zur Nebenkostenabrechnung

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Glossar: Begriffe der Nebenkostenabrechnung

Abrechnungszeitraum

Zeitraum von höchstens zwölf Monaten, für den die Betriebskosten abgerechnet werden; häufig das Kalenderjahr.

Abrechnungsfrist

Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung dem Mieter zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB).

Belegeinsicht

Recht des Mieters, die Rechnungen und Unterlagen zur Abrechnung einzusehen (§ 556 Abs. 4 BGB).

Betriebskosten

Laufende Kosten des Eigentümers durch Eigentum und Gebrauch des Gebäudes, aufgezählt in § 2 BetrKV.

Betriebskostenpauschale

Fester Betrag für die Betriebskosten ohne jährliche Abrechnung.

CO2 Kostenaufteilung

Verteilung der CO2 Kosten für Öl und Gas zwischen Mieter und Vermieter nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG.

Einwendungsfrist

Zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung, in denen der Mieter Fehler geltend machen muss (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB).

Formelle Wirksamkeit

Die Abrechnung enthält die Mindestangaben: Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters, Abzug der Vorauszahlungen.

Heizkostenverordnung

Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heizung und Warmwasser.

Nebenkosten

Umgangssprachlich für Betriebskosten; im Mietrecht ohne eigenen gesetzlichen Inhalt.

Umlageschlüssel

Maßstab, nach dem Gesamtkosten auf die Wohnungen verteilt werden, zum Beispiel Wohnfläche oder Verbrauch.

Vorauszahlung

Monatlicher Abschlag auf die Betriebskosten, über den jährlich abzurechnen ist.

Wirtschaftlichkeitsgebot

Pflicht des Vermieters, bei Betriebskosten auf ein angemessenes Kosten Nutzen Verhältnis zu achten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB).

Zwischenablesung

Ablesung der Verbrauchserfassung bei Mieterwechsel im laufenden Abrechnungszeitraum (§ 9b HeizkostenV).